Eén dashboard voor de hele bedrijfsvoering van een internationale school.
HR, IT, Operations, Finance en Catering werken in één omgeving. Het platform haalt leerlingen uit iSAMS, personeel uit HRprtl en accounts uit Microsoft 365.
Gekoppeld aan
- Microsoft 365
- NokiLock
- Rol
- Ontwerp en ontwikkeling
- Koppelingen
- iSAMS, HRprtl (Nmbrs), Microsoft 365, NokiLock
- In gebruik
- Sinds 2023
Voorheen had elk proces op school een eigen Excel-lijst, tool of mailbox.
HR voerde een nieuwe collega in op de ene plek, IT hoorde het via de mail, en de receptie kende de naam pas als iemand voor het eerst aan de balie stond. Leerlinggegevens stonden in iSAMS, personeelsgegevens in HRprtl, en niets daartussen sprak met elkaar.
Ik heb voor deze school één platform gebouwd waarin die afdelingen met dezelfde gegevens werken. Zet HR iemand op uit dienst, dan ziet IT dezelfde dag welke laptop terug moet.
De schermen op deze pagina komen uit een demo-omgeving met fictieve namen en gegevens.
-
HR: negen mensen op Instroom
HR neemt een nieuwe collega aan in HRprtl. Het platform haalt haar daar op en zet haar bij Instroom, waar in deze demo negen mensen staan.
Voor ieder van hen maakt het platform een dossier en de eerste accounts aan, en het verstuurt een welkomstmail met persoonlijke instructies.
-
IT: een laptop op naam
IT koppelt met één klik een laptop aan het dossier. Bij NB-00002 staat de Dell Latitude op naam van Daniela Carmona.
Vertrekt ze later, dan ziet IT in dezelfde lijst welk apparaat terug moet komen.
-
Medewerker: lunch per tijdslot
Medewerkers kiezen per dag een tijdslot. Donderdag staat op 12:00, en op woensdag trakteert de school, dus daar valt niets te kiezen.
Dieetwensen geeft een medewerker één keer op, bovenaan dezelfde pagina.
-
Keuken: 36 lunches, één allergie bovenaan
Op de dag zelf ziet de keuken 36 lunches, verdeeld over vijf tijdsloten. Daniela's notenallergie staat bovenaan in een rood kader.
Daaronder staan de dieetvoorkeuren van de andere gasten, van lactose tot vegan.
Het platform haalt zijn gegevens uit de systemen die de school al heeft.
Een nieuwe leerling staat in iSAMS, een nieuwe collega in HRprtl. Het platform leest die systemen uit, dus niemand typt dezelfde naam twee keer in.
iSAMS
- Leerlingen, klassen, houses en ouders komen automatisch uit iSAMS.
- Het lesrooster ook: een leerling ziet in het eigen portaal welke les nu begint en in welk lokaal.
- Ouders loggen in op het ouderportaal met hun iSAMS-account. Een extra wachtwoord is er niet.
HRprtl en Nmbrs
- Nieuwe collega's, functiewijzigingen en vertrekdata komen uit HRprtl, dat op Nmbrs draait.
- Goedgekeurde reiskostendeclaraties gaan als uren terug naar Nmbrs.
- Verlof dat al in Nmbrs staat, verschijnt in de declaratiekalender van de medewerker.
Microsoft 365
- Medewerkers en leerlingen loggen in met hun Microsoft-account, met MFA.
- Het platform maakt accounts voor nieuwe leerlingen aan, beheert licenties en koppelt Intune-apparaten aan het apparatenbeheer.
- Mail gaat via de eigen Microsoft-accounts van de school.
NokiLock
- Leerlingen en medewerkers openen hun kluisje van NokiLock, de Nederlandse kluisjesmaker, met hun schoolpas.
- Het platform deelt de kluisjes uit. De jongste leerlingen krijgen de laagste.
- Krijgt iemand een nieuwe pas, dan geeft het platform die automatisch door aan NokiLock.
Draait jouw school ook op iSAMS, Nmbrs of Microsoft 365? Dan bouw ik een platform dat aansluit op wat er al is. Vraag hoe dat bij jullie werkt.
Een portaal voor ouders, één voor leerlingen.
Ouders loggen in met hun iSAMS-account en zien alleen hun eigen kinderen. Sophie van Dijk heeft er twee: Mila in MY2 en Noah in PY4. Drie toestemmingsformulieren wachten op haar antwoord.
Toestemming per kind
Sophie ziet voor Mila en Noah welke formulieren nog openstaan. Voor de schoolreis naar Texel geeft ze per onderdeel ja of nee, en de school ziet het antwoord meteen.
Het rooster van vandaag
Mila ziet welke les nu begint, bij wie en in welk lokaal, rechtstreeks uit het iSAMS-rooster.
Dezelfde gegevens op de schermen in de gangen.
De weekaanduiding komt uit het iSAMS-rooster, het aftellen naar de schoolreis uit de planning. Bij een noodmelding verschijnt die op alle schermen tegelijk.
Wat er verder in zit.
- HR
- In- en uitdienst
- Urenregistratie
- Reiskosten naar Nmbrs
- Documenten laten ondertekenen
- IT
- Apparatenbeheer met Intune
- Helpdesk met reactietijden
- Microsoft 365-licenties
- Accounts voor nieuwe leerlingen
- Operations
- Pasjes en tijdelijke badges
- Kluisjes via NokiLock
- Lokaalindeling
- Busreserveringen
- Pakketten bij de receptie
- Finance
- Inkoopaanvragen met goedkeuring
- Abonnementen en contracten
- Aanvragen voor schoolreizen
- Catering
- Lunchreservering
- Allergieën en dieetwensen
- Weekmenu
- Communicatie
- Schermen in de gangen
- Formulieren
- Toestemming van ouders
- Pagina's in het ouderportaal
Al jouw bedrijfsprocessen en platformen op één dashboard?
Bel of mail me. Je hoort binnen één werkdag van me.