Wie zijn wij?
Vienix is een onafhankelijk webbureau gevestigd in Almere, Nederland, en is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze site worden verzameld. Voor vragen over privacy kun je ons altijd mailen op hello@vienix.dev. Vienix is een eenmanszaak en hoeft op grond van art. 37 AVG geen Functionaris voor Gegevensbescherming aan te wijzen; bovenstaand e-mailadres is het centrale privacy-contact.
Welke gegevens verzamelen we?
We verzamelen alleen wat we nodig hebben om je vraag te kunnen beantwoorden of een project uit te voeren: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam (optioneel), telefoonnummer (alleen bij een terugbelverzoek), de inhoud van je bericht of chatgesprek, en technische metadata zoals je IP-adres en browseragent voor spambeveiliging.
Waarom verzamelen we gegevens?
Om je vraag te beantwoorden en, als we samen aan iets werken, om het project soepel te laten lopen. Grondslagen onder de AVG: jouw toestemming (art. 6 lid 1 sub a), uitvoering van een (pre-)contractuele relatie (art. 6 lid 1 sub b), wettelijke verplichtingen zoals de fiscale bewaarplicht (art. 6 lid 1 sub c), en ons gerechtvaardigd belang in beveiliging tegen spam en misbruik (art. 6 lid 1 sub f).
Over de AI-chat "Vien"
De chatassistent op onze contactpagina is een AI-bot op basis van Google Gemini. Wat je in de chat typt (naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, je vraag of opmerking) wordt door Google verwerkt om een antwoord te genereren. Gespreksinhoud wordt gelogd om de kwaliteit en veiligheid te bewaken en wordt na maximaal twaalf maanden verwijderd, of eerder op verzoek.
Vul geen bijzondere persoonsgegevens in (gezondheid, BSN, religie, politieke voorkeur, financiële details, wachtwoorden of andere gevoelige informatie). Voor zulke onderwerpen kun je ons rechtstreeks mailen op hello@vienix.dev. Antwoorden van de bot zijn geautomatiseerd; ze vormen geen besluit met rechtsgevolgen in de zin van art. 22 AVG, en je kunt altijd een mens spreken via een terugbelverzoek of een e-mail aan bovenstaand adres.
Met wie delen we gegevens?
Voor onze AI-chatassistent "Vien" maken we gebruik van Google Gemini (Google Ireland Limited, met sub-verwerking door Google LLC in de Verenigde Staten). Met Google is een verwerkersovereenkomst (Data Processing Addendum) afgesloten en de doorgifte naar de VS is afgedekt via de EU-US Data Privacy Framework-certificering van Google en de EU Standard Contractual Clauses (SCC's). Google heeft toegezegd chatinhoud van zakelijke Gemini API-klanten niet te gebruiken voor het trainen van eigen modellen.
Daarnaast schakelen we de volgende sub-verwerkers in:
- Google Ireland Limited / Google LLC, Gemini AI (chat), Google Analytics 4 (alleen na toestemming), en Google reCAPTCHA v3 (spam-bescherming).
- Vservs B.V., Nederland, webhosting-infrastructuur, database en SMTP-mailserver voor deze site, het klantportaal, het admin-platform en hello@vienix.dev. Alle e-mailverkeer (transactioneel en handmatig) loopt via deze in Nederland gehoste mailserver, er komt geen externe e-mailprovider aan te pas.
- Mollie B.V., Amsterdam (NL), betaalverwerking (iDEAL (Wero), SEPA-incasso) voor abonnementen en facturen via het klantportaal.
Met elke sub-verwerker is een verwerkersovereenkomst gesloten conform art. 28 AVG. Verder delen we geen gegevens met derden, behalve waar wettelijk vereist (bijv. belastingdienst) of als jij ons daar uitdrukkelijk opdracht voor geeft.
Cookies en tracking
Functioneel (altijd actief). Een sessie-cookie van onze server, je theme-voorkeur (licht/donker) in localStorage, en Google reCAPTCHA v3 (Google Ireland Limited) om spam en misbruik op formulieren en chat te voorkomen. reCAPTCHA plaatst noodzakelijke cookies en deelt IP-adres en interactiegegevens met Google. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) ter beveiliging.
Analytisch (alleen met jouw toestemming). Google
Analytics 4 (meet-ID G-19L7VS2WZ3) met anonymize_ip ingeschakeld, om geaggregeerd bezoekersgedrag
te meten. We laden GA pas nadat je in de cookiebanner op "Accepteer
alles" klikt. Je toestemming wordt zes maanden lokaal bewaard en kun
je altijd intrekken via de link "Cookie-instellingen" in de footer.
Grondslag: toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG).
Doorgifte. Google verwerkt (sub-)gegevens deels in de Verenigde Staten onder het EU-US Data Privacy Framework en SCC's.
Hoe lang bewaren we gegevens?
- Chat-transcripten met "Vien": maximaal twaalf maanden, daarna automatisch verwijderd.
- Leads in onze database (naam, e-mail, telefoon, vraag): maximaal vierentwintig maanden na laatste contact.
- E-mailcorrespondentie via hello@vienix.dev: maximaal vierentwintig maanden na afronding.
- Factuur- en projectadministratie: zeven jaar (fiscale bewaarplicht, art. 52 AWR).
- Cookie-toestemming: zes maanden in je browser (localStorage).
- Google Analytics: standaard veertien maanden bij Google, geanonimiseerd.
Jouw rechten
Je hebt onder de AVG recht op: inzage, rectificatie, verwijdering ("vergetelheid"), beperking van de verwerking, bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, dataportabiliteit, en het intrekken van eerder gegeven toestemming (zonder terugwerkende kracht). Stuur je verzoek naar hello@vienix.dev; we reageren binnen vier weken. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl .
Beveiliging
Hosting is gevestigd in de EU, met TLS/SSL-versleuteling op al het verkeer. Backups zijn versleuteld en toegang tot chat-logs en leadgegevens is beperkt tot de eigenaar; tweestaps-verificatie staat aan op alle beheeraccounts.
Wijzigingen
We werken dit beleid bij als de regels veranderen of als we onze werkwijze aanpassen. De datum bovenaan vertelt je wanneer dit beleid voor het laatst is gewijzigd.
Klachten
Vind je dat we iets niet goed doen? Mail eerst ons op hello@vienix.dev. Kom je er met ons niet uit? Dan kun je altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.